Software: Digitale Sportstättenverwaltung
Der personelle, zeitliche und finanzielle Aufwand bei der Verwaltung städtischer und vereinseigener Sportstätten ist hoch. Digitale Anwendungen können dabei helfen, den gesamten Verwaltungsprozess zu vereinfachen, Fehlerquellen zu reduzieren und aussagekräftige Daten für die Sportentwicklungsplanung zu erheben.
Digitale Lösungen können dabei helfen, den Arbeitsaufwand in der kommunalen Sportstättenverwaltung drastisch zu reduzieren, die Betriebskosten zu senken, die Fehleranfälligkeit zu minimieren und gleichzeitig die Transparenz für Bürgerinnen und Bürger, Individualsportler und Sportvereine zu erhöhen.
Mancherorts stehen kommunale Sportstätten für den Freizeit- und Individualsport auch in einem engen Konkurrenzverhältnis zu privaten Anbietern, deren professionelle Online-Auftritte unter Umständen kommunale Sport- und Bewegungsangebote in den Hintergrund rücken lassen. Gleichzeitig verlangen zunehmende Digitalisierungsstrukturen auch nach modernen digitalen Lösungen in der kommunalen Sportstättenverwaltung, sollen doch hier vor allem betriebliche Kosten eingespart und parallel die Verwaltungsstrukturen vereinfacht werden.
Die Funktionen vieler Software-Lösungen gehen dabei weit über einfache Online-Buchungssysteme, die für sich allein gesehen schon einen immensen Vorteil hinsichtlich des personellen und zeitlichen Bearbeitungsaufwands in der städtischen Belegungsplanung mit sich bringen, hinaus. Im Stile klassischer Anwendungen des Customer-Relationship-Management können Kommunalverwaltungen etwa dezidierte Statistiken über die Nutzungszeiten, Auslastungen und Nutzergruppen ihrer kommunalen Sportanlagen erheben, die eine wichtige und verlässliche Grundlage für spätere Bedarfsermittlungen oder Sportentwicklungsplanungen bilden.
Digitalisierung der Verwaltung
Bislang liegt Deutschland in Sachen Verwaltungsdigitalisierung im europaweiten Vergleich noch deutlich hinter anderen Ländern: Laut dem Digital Economy and Society Index (DESI) der Europäischen Kommission liegt die Bundesrepublik in puncto Digitalisierung öffentlicher Dienste lediglich auf Rang 21 von 28. Die Digitalisierung der Verwaltungsstrukturen auf dem Weg zum eGovernment erstreckt sich dabei über alle Bereiche der behördlichen Administrativstrukturen hinweg und steht seit einigen Jahren auf der Agenda der Bundesregierung. So sollen etwa im Rahmen des Onlinezugangsgesetzes bis 2022 Stadtverwaltungen ihre Dienstleistungen über digitale Verwaltungsportale anbieten.
Eine Digitalisierung und mit ihr einhergehende Vereinfachung der Verwaltungsstrukturen kann zudem dazu beitragen, dem Personal- und Nachwuchsmangel entgegenzuwirken, der sich in den kommenden Jahren noch deutlich verstärken wird, wie Ulrich Silberbach, Vorsitzender dbb beamtenbund und tarifunion, auf der dbb-Jahrestagung 2020 betonte: „In den kommenden zehn Jahren werden […] mehr als 1,3 Mio. Beschäftigte in den Ruhestand gehen. Damit steht uns ein ganz gewaltiger Verlust von Arbeitskraft und Know-how ins Haus. Es ist ein Wettlauf gegen die Zeit, den der Öffentliche Dienst zu bewältigen hat – und leider sind wir bislang noch nicht einmal richtig aus den Startlöchern gekommen.“
Buchungs- und Belegungsmanagement
Online-Buchungsprogramme für Sportstätten – etwa beim Tennis, Golf oder vor allem im Fitnessbereich – sind Teil eines stark wachsenden Marktes im Sport. Auch abseits der Corona-Pandemie und den mit ihr einhergehenden Einschränkungen ist eine Funktion zur Online-Buchung eines der grundlegendsten Mittel, um zum einen eine höhere Auslastung der Sportstätte zu gewährleisten und zum anderen Grundlagen für eventuell geplante Bedarfsanalysen zu schaffen. Die Einbindung solcher Anwendungen über eine eigene Internetseite kann zudem dabei helfen, der wachsenden Konkurrenz durch private Anbieter und ihre modernen Online-Auftritte die Stirn bieten zu können. Software-Anwendungen, die sich sogar mit einer Smartphone-Applikation kombinieren lassen bzw. auch als mobile Versionen abrufbar sind, verbessern die Erreichbarkeit über alle Kundendevices hinweg zusätzlich.
Die Vorteile digitaler Buchungssysteme liegen dabei auf Seiten der Kunden wie auf Seiten der städtischen Sportstättenadministrative gleichermaßen. Vorbei sind die Zeiten, in denen Eltern im Rahmen der Anmeldung etwa zu städtisch organisierten Sommersportkursen stundenlang vor dem Büro der zuständigen Verwaltungsbehörde anstehen mussten, um ihre Kinder für ein etwaiges Ferienprogramm eintragen zu lassen. Vorbei sind die Zeiten, in denen sich Individualsportler und gemeinnützige Sportvereine durch umständliche Antragsformulare auf den Websites der Kommunen quälen mussten, nur um dann schlussendlich nach tagelangem Warten doch eine Absage für den von ihnen anvisierten Termin zu erhalten. Da bei solchen größtenteils automatisierten Buchungsprozessen auch der Mensch als Schnittstelle für Fehler wegfällt und fehleranfällige Medienbrüche teilweise gänzlich eliminiert werden, gehören somit auch mitunter auftretende und mit teils verheerenden planerischen und finanziellen Konsequenzen behaftete Doppelbuchungen der Vergangenheit an. Kunden, Sportler und Vereine können bereits beim Buchungsprozess einsehen, ob die von ihnen in Betracht gezogene Sportstätte auch tatsächlich zum gewünschten Termin zur Verfügung steht und erhalten im Optimalfall ein sofortiges Feedback zu ihrer Buchung – etwa über eine automatisierte E-Mail-Benachrichtigung.
Schnittstellen zu Finanzmanagement-Anwendungen und ein automatisiertes Rechnungswesen tragen zudem dazu bei, dass etwaige Jahresabrechnungen aus Sicht der Vereine deutlich transparenter sind. Der Verein kann genau nachvollziehen, wie die ihm in Rechnung gestellten Sportstättennutzungsgebühren zustande gekommen sind und muss die von ihm gebuchten Hallenzeiten nicht mehr selbständig nachhalten und kontrollieren.
Aus Sicht der Kommunen trägt die Implementierung eines digitalen Buchungssystems in erster Linie dazu bei, den Personal- und Zeitaufwand in der kommunalen Sportstättenverwaltung deutlich zu reduzieren und somit auf lange Sicht auch Kosten einzusparen.
Bislang mussten die Anträge von Vereinen oder sonstigen Nutzergruppen, die eine städtische Sportstätte nutzen wollten, zunächst aus den bei der Administrative eingegangenen (Online-)Buchungsformularen protokolliert und übertragen werden, bevor sich ein städtischer Sachbearbeiter mit der Prüfung des Antrags beschäftigen konnte.
In der Folge musste der Sachbearbeiter prüfen, ob die Sportstätte tatsächlich zum gewünschten Zeitpunkt zur Verfügung steht und den entsprechenden Antrag im Sportstättenvergabeplan eintragen.
Im letzten Schritt mussten dann die entsprechenden Buchungsinformationen (z. B. personenbezogene Daten des für die Buchung verantwortlichen Nutzers, Details zur Art und Dauer der Nutzung, Rechnungsadresse) ins Rechnungswesen überführt und schlussendlich die Rechnung erstellt und an den jeweiligen Interessenten versendet werden. Mit Hilfe eines digitalen Buchungssystems können somit nicht nur potenzielle Fehlerquellen an den entscheidenden Stellen eliminiert werden.
Schnittstellen zu anderen Anwendungen der Finanzbuchhaltung und des Rechnungswesens vereinfachen den gesamten Arbeitsprozess erheblich. Ein gängiges Standard-Feature vieler Software-Anwendungen ist dabei die Möglichkeit zur direkten Online-Bezahlung via Kreditkarte, PayPal oder ähnlichen Bezahlsystemen – ein Punkt, der das zuvor genannte aufwendige Schreiben und Versenden von Rechnungen minimiert oder sogar gänzlich eliminiert, was in der Folge auch zeit- und arbeitsintensive Mahnverfahren vereinfacht. Kombinationen mit modernen Zutrittslösungen erleichtern das Facility Management zusätzlich.
Dabei eignen sich solche digitalen Buchungssysteme nicht nur für die Vermietung städtischer Sportstätten, wie zum Beispiel entsprechende Hallenzeiten an lokale Vereine, sondern auch für die Belegungsplanung von Anlagen für den Trend- und Individualsport – beispielsweise städtische Tennisplätze, Golfplätze oder Skatehallen. Ein Vorteil, von dem nicht nur Vereine, sondern jeder Bürger und jede Bürgerin profitieren kann. Auch Räumlichkeiten für Sonderveranstaltungen oder Kursprogramme können so einfach und schnell von den Kunden auf Verfügbarkeit geprüft und direkt für den entsprechenden Wunschtermin gebucht werden. Auch andere städtische Einrichtungen wie Seminarräume, Proberäume für Musiker, Grillplätze, Campingplätze oder sogar Fahrzeuge können in die meisten Buchungssysteme integriert werden.
Der wachsenden Nachfrage nach solchen digitalen Tools sind sich die meisten kommunalen Akteure indes bereits bewusst, wie eine Umfrage des „Zukunftsradar digitale Kommune“ zeigt: Gerade im Bereich der Verwaltung wird der künftige Nutzen digitaler Prozesse in der Kommunalverwaltung in 90 % der Fälle mindestens als hoch bewertet (sehr hoch: 47 %). Dass die Vorteile einer digitalen Verwaltung dabei nicht nur auf Seiten der Kommunaladministrative liegen, ist dabei auch den meisten Kommunen klar: 83 % der Befragten bewerteten den künftigen Nutzen digitaler Prozesse aus Sicht der Bürger mindestens als hoch (sehr hoch: 29 %). Zeitgleich sehen aber viele Kommunen in diesem Bereich nach wie vor den größten Handlungsbedarf: 61 % gaben an, dass digitale Verwaltungsprozesse in ihrer Kommune die größte Baustelle seien.
Doch warum setzen ob der genannten Tatsachen nach wie vor so viele Kommunen auf Excel-Listen und vergleichbar antiquierte Lösungen, wenn es um die Verwaltung und Belegungsplanung kommunaler Sportstätten geht?
„Manchmal fehlt es an der Zeit, sich mit dem Thema zu beschäftigen und leider oft auch an der Entschlossenheit, die nötig ist, um die Bürokratie zu digitalisieren“, erklärt Dr. Wolfgang Lang, CEO der VENUZLE GmbH, die sich mit ihrer Software-Lösung auf die digitale Sportstättenverwaltung (nicht nur) für Kommunen spezialisiert hat. „Zudem fehlt bei Einigen das Vertrauen in digitale Lösungen – vor allem, weil bei einer solchen Veränderung auch interne Prozesse von Grund auf neu gedacht werden können bzw. müssen.“ So geschehen in Graz: Das Sportamt der österreichischen Stadt setzt bei seiner Sportstättenverwaltung seit geraumer Zeit auf VENUZLE – und konnte seine internen Prozesse dadurch optimieren, wie Sportamtsleiter Gerhard Peinhaupt auf der Website des Unternehmens erklärt: „Der tägliche Verwaltungsaufwand wird dadurch enorm erleichtert und wir konnten die Arbeitstage für die Administration unserer Sportstätten von 110 auf 45 reduzieren.“
Eine moderne Sportstättenverwaltung und Belegungsplanung ist dabei nicht nur für Kommunen mit einem umfassenden Angebot an öffentlicher Sportstätteninfrastruktur relevant. Auch – oder gerade – kleine Vereine und Kommunen können von einem digitalen Verwaltungstool profitieren, wie Lang erklärt: „Je knapper die Ressource, desto besser muss die Belegungsplanung sein. Durch die Digitalisierung der Verwaltung kann so eine maximale Auslastung erzielt werden, deren zusätzliche Einnahmen die Kosten um ein Vielfaches übersteigen.“
Bedarfsanalysen und Sportentwicklungsplanung
Auch wenn der seit Jahren vom DOSB geforderte flächendeckende Sportstättenatlas bislang ausgeblieben ist, können Anwendungen zur digitalen Sportstättenverwaltung wichtige Daten im Hinblick auf kommunale Sanierungs-, Modernisierungs- oder Neubauvorhaben liefern. So bieten viele Anwendungen die Möglichkeit, digitale Bestandskataster anzulegen, in denen die Kommunaladministrative alle relevanten Daten zu ihren Sportstätten übersichtlich zusammenfassen kann. Da die städtischen Haushaltsmittel meist knapp und Fördermittel rar gesät sind, können so die Prioritäten für etwaige Sanierungs- oder Modernisierungsvorhaben richtig und zielgerichtet gesetzt werden. In Kombination mit Tools zur Datenanalyse im Stil klassischer CRM-Lösungen können zudem wichtige Grundlagen für eine aussagekräftige Bedarfsanalyse und somit gezielte und nachhaltige Sportentwicklungsplanung erhoben werden.
Zurück zur Rubrik:
Software / Internet
Verwaltung / Betrieb
