Software: Digitale Vereinsverwaltung

Digitale Lösungen können dabei helfen, den Verwaltungsaufwand in Sportvereinen jeder Größenordnung zu reduzieren und gleichzeitig eine zeitgemäße Kommunikation mit Mitgliedern und Kunden zu ermöglichen.

Weit über 20 Mio. Menschen beteiligen sich als Mitglieder in deutschen Sportvereinen. In kleinen wie auch großen Sportvereinen zählt das Mitgliedermanagement sowie das Rechnungswesen und Controlling zu den zentralen Aufgaben der Vereinsführung. Das Spektrum der Bearbeitungstiefe von Software-Lösungen zur Vereinsverwaltung orientiert sich sicher wesentlich an der Anzahl der Mitglieder – aber auch an anderen Einflussfaktoren. Hierzu zählt im Wesentlichen der Wunsch, die Mitglieder sowohl individualisiert als auch automatisiert anzusprechen und in vereinsinterne Prozesse einzubinden. Die Verbindung zu anderen Bereichen stellt dabei weitere Herausforderungen an innovative Software-Lösungen – wie zum Beispiel die Kombination mit Zutritts- und Bezahlsystemen.

Ausgangspunkt solcher Software-Lösungen sind die Kernprozesse der klassischen Kundenbearbeitung: Mitgliedsdaten werden erfasst, der Mitgliedsstatus festgelegt, und -gebühren möglichst automatisiert eingezogen. Variable Zahlungsoptionen, variierende Mitgliedschaftsmodelle und -gebühren, automatisierte Mahnungsverfahren, Anbindung an das Onlinebanking oder sogar die nahtlose Einbindung in eine vereinseigene Finanzbuchhaltung zählen weiterhin zu den wichtigsten Anforderungen des Mitgliedermanagements, welche eine Software beinhalten muss.

Wenn die aktuelle pandemische Lage in Deutschland und dem Rest der Welt Vereinen jeder Größenordnung etwas vor Augen geführt hat, dann, dass eine schnelle und direkte Kommunikation mit den einzelnen Mitgliedern unabdingbar für einen modern aufgestellten Verein ist. So konzentriert sich die Software-Lösung SportMember neben den genannten Tools zur vereinsinternen Finanz- und Mitgliederverwaltung vor allem auf kommunikative Features: Ein zentraler Kalender gibt Auskunft über anstehende Veranstaltungen, Wettkämpfe und Trainingseinheiten, die Unterteilung der Nutzer in Mitglieder, Trainer/Übungsleiter und Vereinsvorstände ermöglicht eine gezielte und direkte Kommunikation relevanter Themen, Termine und vor allem kurzfristiger Änderungen.

Dabei spiele die Größe des Vereins nur eine untergeordnete Rolle, wie Johanna Müller, Country Manager Germany bei SportsMember, erklärt: „Eine zentralisierte, gut strukturierte Kommunikation und Verwaltung ist für Vereine immer von Vorteil – egal, ob man 100 oder 8.000 Mitglieder hat. Jeder, der jemals versucht hat, drei Themen gleichzeitig in einer WhatsApp-Gruppe mit mehr als zehn Personen zu besprechen, weiß, wie schwierig es sein kann, den Überblick zu behalten. In einem Verein sind immer viele Bälle in der Luft. Mit einem Tool wie SportMember hat jedes Thema seinen Platz und jeder behält den Überblick.“

Auch wenn sich digitale Verwaltungstools vor allem Hinsichtlich der Mitgliederverwaltung und -kommunikation sowie dem Management von Trainings- und Hallenzeiten auch schon für kleine Vereine lohnen können, wachsen die Anforderungen an solche Software-Lösungen mit der Vereinsgröße oft sukzessive an. Auf der einen Seite möchten Vereine mittels statistischer Analysen mehr über ihre Mitglieder erfahren. Darüber hinaus sollten die Mitgliederdaten sortiert und gefiltert für einzelne Sparten und Gruppen im Verein zugänglich sein, um so auch das Management in den Abteilungen oder Mannschaften zu optimieren. Mitglieder sollten nicht nur durch einen Geburtstagsgruß aktiv angesprochen, sondern auch zielgerichtet über Angebote und Ereignisse informiert werden. Des Weiteren bieten digitale Vereinsverwaltungslösungen in den meisten Fällen auch Tools zur internen Kommunikation – beispielsweise innerhalb der Mannschaft, gerade im Jugendbereich aber auch zwischen den Eltern (z. B. für Fahrdienste, Waschen der Trikots) –, deren Funktionen weit über die klassischen Features von Chatgruppen und Excel-Listen hinausreichen.

Während eine Unterteilung der Software-Nutzer etwa in Mitglieder, Trainer/Übungsleiter sowie Vereinsvorstände zu den Grundlagen einer modernen Software-Lösung für das digitale Vereinsmanagement und unabdingbar für eine zielführende, direkte Kommunikation ist, geht die Anwendung SportMember sogar noch einen Schritt weiter: Da es vor allem im Kinder- und Jugendbereich nicht zwingend nötig oder sogar unerwünscht sein kann, dass Kinder und Jugendliche in die finanziellen und administrativen Prozesse einer Vereinsmitgliedschaft eingebunden werden und lediglich über aktuelle Trainingseinheiten, wichtige vereinsbezogene Updates oder die mannschaftsinterne Kommunikation informiert werden sollen, richte sich SportMember vor allem auch an die Eltern, wie Müller erklärt: „Natürlich können sich Kinder ab einem gewissen Alter selbst um ihren Sport kümmern, aber bis dahin sind es die Eltern, die die Kinder zum Training bringen, sich um Trikots kümmern und mit dem Trainer kommunizieren – und auch bei größeren Kindern sind die Eltern oft noch für Fahrdienste und Mitgliedsbeiträge verantwortlich. Viele Vereine sind auf die Hilfe der Eltern angewiesen und können nur ihretwegen weiterhin existieren. Deswegen haben wir Eltern in einem Werkzeug für Vereinskommunikation definitiv einen Ehrenplatz verdient.“

Gerade im Bereich der großen Sportvereine mit wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb und einer gewissen Zuschauerorientiertheit wird der digitale Wandel künftig das klassische Mitgliedermanagement zunehmend in eine technologische CRM-Welt aufgehen lassen. Hier zählen einzelne, große Fußballbundesligisten zu den Vorreitern. Dennoch scheint es wenig spekulativ, dass kleinere zuschauerorientiere Clubs, Großsportvereine und anschließend auch kleine Vereine des Breiten- und Leistungssports folgen werden.

Neben der Integration und Weiterentwicklung hin zu CRM-Plattformen modernisiert sich die Mitgliederverwaltung durch die Anbindung und Integration an weitere Bereiche der Administration. Zeitgemäße Verwaltungstools sollen nicht nur Mitgliedsbeiträge in ein digitales Dokumentenmanagement überführen, sondern in Kombination mit digitalen Chip- bzw. Smartcards und Zugangssystemen zu Sportstätten auch das Facility-Management vereinfachen und Auslastungen besser steuerbar machen.