Kernaufgaben: Mitglieder- und Finanzmanagement
Weit über 20 Mio. Menschen beteiligen sich als Mitglieder in deutschen Sportvereinen. In kleinen wie auch großen Vereinen zählt das Management der Mitglieder sowie das Rechnungswesen und Controlling zu den zentralen Aufgaben der Vereinsführung.
Das Spektrum der Bearbeitungstiefe orientiert sich sicher wesentlich an der Anzahl der Mitglieder aber auch an anderen Einflussfaktoren. Hierzu zählt im Wesentlichen der Wunsch, die Mitglieder sowohl individualisiert als auch automatisiert anzusprechen und einzubinden.
Die Verbindung zu anderen Bereichen stellt weitere Herausforderungen an innovative Softwarelösungen, wie z. B. Zugangssysteme im Aktivensport oder die Anbindung an übergreifende CRM-Module im Zuschauersport.
Ausgangspunkt der meisten speziellen Softwareprogramme sind die Kernprozesse der Kundenbearbeitung: Mitgliedsdaten erfassen, -status festlegen und -gebühr möglichst automatisiert einziehen. Variable Zahlungsoptionen, variierende Mitgliedschaftsmodelle und –gebühren, automatisierte Mahnungsverfahren, Anbindung an das Onlinebanking oder sogar die nahtlose Einbindung in eine vereinseigene Finanzbuchhaltung zählen weiterhin zu den wichtigsten Anforderungen des Mitgliedermanagements, welche eine Software beinhalten muss. Genauso sollen die sportverbandlichen Meldungen einfach erfolgen können. Mit der Vereinsgröße und dem Wunsch nach zeitgemäßem Beziehungsmanagement steigen die Anforderungen sukzessive an.
„Die Zukunft der Vereinsmanagements ist digital“ – Ein Interview mit Prof. Dr. Manuel Sand, Programmleiter Vereins- und Verbandsmanagement im Sport an der HAM, und Prof. Dr. Susanne Burger, Geschäftsführerin des BLSV, finden Sie hier.
Auf der einen Seite möchten Vereine mittels statistischer Analysen mehr über ihre Mitglieder erfahren. Darüber hinaus sollten die Mitgliederdaten sortiert und gefiltert für einzelne Sparten und Gruppen im Verein zugänglich sein, um so auch das Management in den Abteilungen oder Mannschaften zu optimieren. Mitglieder sollen nicht nur durch einen Geburtstagsgruß aktiv angesprochen, sondern auch zielgerichtet über Angebote und Ereignisse informiert werden.
Der digitale Wandel wird offensichtlich das Mitgliedermanagement zunehmend in eine technologische CRM-Welt aufgehen lassen. Hier zählen einzelne, große Fußballbundesligisten zu den Vorreitern. Dennoch scheint es wenig spekulativ, dass kleinere zuschauerorientierte Clubs, Großsportvereine und anschließend auch kleine Vereine des Breiten- und Leistungssports folgen werden.
Neben der Integration und Weiterentwicklung hin zu CRM-Plattformen modernisiert sich die Mitgliederverwaltung durch die Anbindung und Integration an weitere Bereiche der Administration.
Zukünftige sollen nicht nur Mitgliedsbeiträge in ein digitales Dokumentenmanagement überführt werden. In Kombination mit digitalen Chip- bzw. Smartcards und Zugangssystemen zu Sportstätten sollen das Facilitymanagement vereinfacht und Auslastungen besser gesteuert werden.
Integrative Vereinsapps auf den Mitgliederhandys vereinfachen zukünftig die Mitgliederverwaltung und eröffnen Administrations-, Kontroll- und Kommunikationspotenziale.
„Auf junge Mitarbeiter kann und darf kein Verein verzichten“ – Ein Interview mit Andreas Kranich, Projektleiter Nachwuchsführungskräfte beim Freiburger Kreis e.V., finden Sie hier.
Buchhaltung und Rechnungswesen: Make or buy?
Wie bei vielen kleinen und mittelgroßen Unternehmen stellt sich diese Frage bei zahlreichen Sportorganisationen im Finanzbereich. Buchen die Vereine ihre Geldein- und -ausgänge inhouse oder wird die Buchführung durch einen Steuerberater erledigt? Gleichzeitig operieren viele Vereine neben dieser „Ganz-oder-gar-nicht“-Entscheidung mit Zwischenschritten hinsichtlich einzelner Teilaufgaben. Hierbei müssen die Prozesse der Buchführung, genauso wie deren wichtigste Inhalte sowie die Erweiterungen hinsichtlich komplexerer Controlling- oder Rechnungslegungsfragen separiert betrachtet werden.
Final bucht die Finanzbuchhaltung alle Vorgänge, die zur Bilanzierung sowie zur Gewinn- und Verlustrechnung notwendig sind. Vereine, die diesen Anforderungen gegenüberstehen, beschäftigen sich demnach nicht nur mit dem Einzug von Mitgliedergebühren, sondern auch mit Fragen zur Lohn-, Debitoren-, Kreditoren- und Anlagenbuchhaltung.
Steuerrechtliche Herausforderungen für Sportvereine – Einen Gastbeitrag von Timo Lienig, Anwalt bei Linieg & Linieg-Haller – Kanzlei für Steuern und Recht, finden Sie hier.
Des Weiteren müssen steuerrechtliche Zuordnungen der Einnahmen und Aufwendungen beachtet werden. Geeignete Softwareprogramme vereinfachen auch die Administration etwa von Spenden oder Sponsoringeinnahmen. Für die externe Datenaufbereitung und weitere Fragen zur Rechnungslegung bieten Softwareprogramme auf Basis der doppelten Buchführung und geeigneter Kontenrahmen unterschiedliche Optionen. Diese reichen von automatisierten Reports zur GuV, der EÜR, der Vermögensaufstellung bis hin zur Bilanz, inklusive der automatischen Zuordnung zu den steuerlichen Vereinsphären (ideeller Bereich, Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb oder wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb).
Notwendige wie auch gewünschte Instrumente des Finanzmanagements bzw. Controllings können das Spektrum der Finanzsoftware abrunden. So kann etwa der Haushaltplan auf die Vorjahresdaten aufbauen und damit schneller geplant werden.
Von ganz besonderer Bedeutung sind sicher auch rollierende Soll-Ist-Analysen, die zugleich Basis für Liquiditätsprognosen darstellen. Ebenfalls kann der Kontenplan zielgerichtet durch Kostenstellen und –arten Zuordnungen erweitert werden, um Angebote und Produkte im Kontext einer Kosten- und Leistungsrechnung zu überprüfen.
Welche technologischen Wege eröffnen sich im Finanzmanagement?
Dem Wunsch, alle vorgenannten Funktionen zu nutzen, stehen einige technische wie natürlich auch personelle Herausforderungen im Weg. Doch auch dem, der aufgrund geringer Ressourcen, die Buchhaltung und den Jahresabschluss durch einen Steuerberater abwickelt, stehen technische Optionen zur Verfügung.
Controllingsoftware oder spezielle BI (Business-Intelligence)-Programme ermöglichen die automatisierte Integration und damit Nutzung der Buchhaltungs- sowie ggfs. weitere Mitglieder, Zuschauer- oder Sponsorendaten. So können weitreichendere Analysen erstellt und individuellere Planungsfunktionen etwa für unterschiedliche Szenarien aufbereitet werden.
„Ein Loblied auf die Ehrenamtlichen singen“ – Ein Interview mit MdB Dagmar Freitag, Vorsitzende des Sportaussschusses im Deutschen Bundestag, finden Sie hier.
Berichte automatisiert zu erstellen, Plan- und Ist-Datenzu sammeln und vielfältige Instrumente der Kosten- und Leistungsrechnung zu nutzen, wird durch spezielle Softwaredienstleister ebenfalls vereinfacht. Diese Anbieter können das Leistungsspektrum der Berichterstattung eines Steuerberaters oder der üblichen Buchhaltungsprogramme erheblich erweitern. Regelmäßig Reports können so beispielsweise für die Vereinsführung oder für die Lizenzierungsverfahren der DFL, HBL oder BBL quasi auf Knopfdruck erstellt werden.
Auch wenn die reinen Kaufkosten solcher Programme überschaubar sind, führt die Kombination aus Schulungs- bzw. Personalaufwand bzw. Kauf- und Betriebskosten sowie ständiger Überprüfung von Schnittstellen zu anderen Systemen zu erneuten Hürden für die Nutzung entsprechender Programme.
Die Verbindung von Buchhaltungsfragen mit Kassensystemen, Absatzdaten und/oder auch der Warenwirtschaft erfordert ebenfalls umfassendere und integrativere IT-Systeme.
Im Abschnitt „ERP-Systeme“ zeigen wir auf, welche Funktionen, Weggabelungen und Herausforderungen es in diesem Kontext zu beachtet gilt.
Weitere Administration: Projekte, Termine, Vertrags-, Facility- und Zugangsmanagement
Die weiteren Automatisierungen und Vereinfachungen des Managements können über spezielle Mitglieder- und/oder Finanzwirtschaftssysteme hinausgehen. Neben den Technologien die (un)mittelbar die Wertschöpfung bzw. Verkaufsprozesse stützen, stehen eine Reihe von Softwareprodukten zur Verfügung.
Ein geeigneter Ausgangspunkt für die Steuerung interner Aufgaben können bereits Online-Kalender sein, die um modulare Projektplanungen erweitert werden können. Google, Doodle bis Trello zählen zu Plattformen, die kostenfrei kleine Erweiterungen darstellen. Final können auch Projektsteuerungstools und Personaleinsatzpläne bei großen Clubs und Events die Organisation vereinfachen.
„Mitgliederentwicklung ist als Querschnittaufgabe zu verstehen“ – Ein Interview mit Andreas Silbersack, DOSB-Vizepräsident für Breitensport und Sportentwicklung, finden Sie hier.
Neben der „Allzweckwaffe“ Excel können insbesondere bei größeren Sportclubs und -verbänden Verträge mit Dienstleistern, Zulieferer, Kunden, Spielern oder Mitarbeitern durch Softwareprogramme vereinfacht werden.
Eine Gruppe von Softwareapplikationen bietet sich an, wenn Stadien, Hallen oder andere Sportanlagen durch die Sportorganisationen betrieben werden müssen. Hierzu gehören insbesondere Zugangssysteme für Zuschauer oder Sportler.
Diese Systeme umfassen zwar zunächst die notwendige Hardware wie Drehkreuze und Scanner, jedoch müssen hier Schnittstellen zu anderen Datenbanken hergestellt werden, um keine doppelten Daten zu produzieren.
Zahlreiche Buchungsprogramme für Sportstätten etwa beim Tennis, Golf oder vor allem in der Fitnessbranche zählen zu einem weiteren wachsenden Softwareteilmarkt im Sport. Auch hier wächst die Bedeutung a) der Vernetzung zu anderen Systemen, wie dem Mitglieder- oder Finanzmanagement sowie b) zukünftig über alle Kundendevices erreichbar zu sein. Für die Administration sollten Raumplanungs- und Auslastungsanalysemodule angebunden werden. (Sportplatzwelt, 22.09.2020)
