„Widerstände gibt es fast immer“
Im Interview mit Sportplatzwelt spricht Alexander Beuerle, Vorstandsmitglied beim SV 1919 Lemberg e.V., über die Vorteile einer digitalen Vereinsverwaltung sowie Herausforderungen und Erfolgsfaktoren bei der digitalen Transformation.
Beuerle: Wir haben uns zu Beginn ganz bewusst gefragt: Wo verlieren wir aktuell am meisten Zeit? Schnell wurde klar, dass viele Prozesse unnötig kompliziert und doppelt laufen – zum Beispiel beim Mitgliederwesen, wo die Anträge in Papierform ausgedruckt und anschließend ausgefüllt wurden, bevor wir sie erst einpflegen konnten. Durch die Selbstanmeldung für neue Mitglieder gelingt der Import in Sekundenschnelle. Unsere Strategie war daher: Wir wollten alles, was für die Vereinsführung zentral ist, an einem Ort bündeln und so aufstellen, dass jeder Verantwortliche unabhängig von Ort und Zeit Zugriff hat. Dafür haben wir zunächst eine Prioritätenliste erstellt und dann geprüft, welche Softwarelösungen diese Anforderungen abdecken. Uns war wichtig, dass die Lösung skalierbar ist, also auch in fünf Jahren noch zu uns passt, und dass sie für uns als Ehrenamtliche ohne große Einarbeitung verständlich bleibt.
Sportplatzwelt: Wie hat die Umstellung auf eine 100 % papierlose Verwaltung den Vereinsalltag konkret verändert? Welche Vorteile spüren Sie heute durch die ortsunabhängige Vorstandsarbeit und die personalisierte Mitgliederkommunikation?
Beuerle: Die Veränderung ist im Alltag enorm spürbar. Jeder kann mit Tablet, Laptop oder Smartphone auf alle Informationen zugreifen, die digital in der Cloud liegen. Sitzungen finden oft hybrid statt, was sie deutlich flexibler macht, weil sich jeder auch von zuhause oder unterwegs zuschalten kann. Viele schnelle Abstimmungen laufen inzwischen unkompliziert über unsere WhatsApp-Gruppe, sodass Entscheidungen wesentlich schneller getroffen werden.
Ein gutes Beispiel ist die Vorbereitung unserer Mitgliederversammlung: Statt dass eine Person alle Unterlagen zusammentragen und die Präsentation allein erstellen oder man sich treffen muss, können heute alle Vorstandsmitglieder gleichzeitig orts- und zeitunabhängig an den Inhalten arbeiten. Das spart nicht nur Zeit, sondern verbessert auch die Qualität, weil unterschiedliche Perspektiven direkt einfließen. Hinsichtlich der personalisierten Mitgliederkommunikation können bspw. Geburtstagsbriefe, Nachrichten bei Anmeldung als Mitglied mit den wichtigsten Infos automatisiert versendet werden, was eine enorme Zeitersparnis bedeutet, ohne den persönlichen Bezug zu verlieren. So können wir sehr viel präziser kommunizieren, und die Mitglieder merken, dass sie genau die Informationen erhalten, die für sie relevant sind. Gleichzeitig wirkt die Kommunikation deutlich professioneller und moderner.
Sportplatzwelt: Was waren die größten Herausforderungen bei der Digitalisierung Ihrer Vereinsverwaltung – beginnend bei der Auswahl einer geeigneten Software- oder Cloud-Lösung bis hin zur Datenmigration und -übertragung?
Beuerle: Die größte Herausforderung war die Orientierung im Markt. Es gibt viele Anbieter, die aber ganz unterschiedliche Schwerpunkte setzen – manche sind stark in der Buchhaltung, andere in der Kommunikation, wieder andere eher auf Großvereine ausgerichtet. Wir mussten herausfinden: Was brauchen wir wirklich? Und: Was ist für unseren Verein auch langfristig finanzierbar? Dies war ein Prozess von mehreren Monaten, welchen wir auch gemeinsam mit der Initiative „Sportverein der Zukunft“ durchlaufen haben. Ein zweiter großer Schritt war die Datenmigration. Wir haben nicht nur Daten übertragen, sondern die Gelegenheit genutzt, alte Mitgliederlisten zu bereinigen, Dubletten zu löschen und Strukturen neu aufzubauen. Das hat am Anfang zwar mehr Arbeit gemacht, zahlt sich heute aber täglich aus, weil alles sauber und aktuell ist.
Sportplatzwelt: Vor allem in Vereinen mit älteren Vorstandsstrukturen scheitern Digitalisierungsmaßnahmen oft auch an internen Widerständen. Wie kann es gelingen, den Widerstand von Mitgliedern oder Ehrenamtlichen gegenüber neuen digitalen Prozessen erfolgreich zu überwinden? Inwiefern ist der SV Lemberg mit seinem vergleichsweise jungen Vorstand hier eventuell in einer besseren Position als andere Vereine?
Beuerle: Widerstände gibt es fast immer. Gerade, wenn man eingefahrene Abläufe verändert. Unser Ansatz war: Wir nehmen die Leute mit, indem wir sie direkt einbinden und zeigen, wie es ihren Alltag erleichtert. Durch die digitalen Mitgliederanträge können so bspw. auch die Spielberechtigungen schneller beantragt werden, was allen zu Gute kommt. Natürlich hilft es uns, dass unser Vorstand eher jung ist und digitale Werkzeuge selbstverständlich nutzt. Für uns war die Hemmschwelle niedriger. Aber auch ältere Ehrenamtliche haben schnell gemerkt: Die digitale Lösung nimmt ihnen Arbeit ab, statt neue zu schaffen. Exemplarisch kann dies durch unsere smarten Sprinkler sehr gut dargestellt werden. Unser ehemaliger 1. Vorsitzender ist noch Platzwart und musste immer für die Bewässerung zum Rasenplatz fahren. Nun läuft die Steuerung der Sprinkler ganz bequem per App über das Smartphone und spart somit nicht nur Zeit, sondern auch mehrere Millionen Liter Wasser pro Jahr. Wenn die Leute merken, dass Digitalisierung auch einen Nutzen hat, dann sind die Widerstände gar nicht mehr so groß. Ein zentraler Schlüssel war also, die Vorteile ganz konkret zu machen.
Sportplatzwelt: Inwieweit kann sich eine moderne, digitale Vereinsverwaltung auch zum „Magneten“ für neue (junge) Ehrenamtliche entwickeln? Welche Beobachtungen konnten Sie diesbezüglich in Ihrem Verein machen?
Beuerle: Wir merken ganz klar, dass sich die Wahrnehmung verändert. Wer heute bei uns im Verein Verantwortung übernehmen will, sieht, dass er mit modernen Tools arbeiten kann und nicht in alten Strukturen festhängt. Für jüngere Ehrenamtliche ist das oft ein entscheidendes Kriterium – niemand möchte seine Freizeit damit verbringen, handschriftliche Listen zu pflegen oder Formulare per Post zu verschicken. Auch hier ein konkretes Beispiel. Durch die digitale Buchungsmöglichkeit unseres Zeltplatzes und unserer Partyhütte konnten wir einen neuen Ehrenamtlichen gewinnen, da der Einstieg unkompliziert war und er sofort gesehen hat, dass die Arbeit effizient wirkt. Das senkt die Hemmschwelle und macht Engagement attraktiver.
Sportplatzwelt: Inwieweit kann sich eine moderne, digitale Vereinsverwaltung auch zum „Magneten“ für neue (junge) Ehrenamtliche entwickeln? Welche Beobachtungen konnten Sie diesbezüglich in Ihrem Verein machen?
Beuerle: Aus unserer Sicht sind drei Faktoren entscheidend:
- Klare Zielsetzung: Man sollte nicht digitalisieren, „weil es modern ist“, sondern weil man konkrete Probleme lösen will. Bei uns waren das bspw. das händische Eintragen von neuen Mitgliedern, die Verknüpfung zwischen Buchhaltung und Mitgliederverwaltung, die dezentrale Vereinsarbeit zu fördern und unsere Mitglieder stärker und besser zu informieren.
- Kontinuierliche Anwendung und Verbindlichkeit: Ein digitales System bringt nur dann Vorteile, wenn es konsequent von allen genutzt wird. Es hilft nichts, wenn die Hälfte des Vorstands noch mit Excel-Listen oder Papier arbeitet. Wir haben deshalb früh klare Absprachen getroffen, damit wirklich alle Prozesse über die neuen Lösungen laufen. Erst dadurch entstehen Transparenz und Effizienz.
- Passende Lösungen: Die Lösungen müssen zum Verein passen – sowohl vom Funktionsumfang als auch von den Kosten. Eine einfache, schlanke Lösung, die konsequent genutzt wird, ist viel besser als ein überdimensioniertes System, das niemand bedienen kann.
(Sportplatzwelt, 09.10.2025)
