E-Rechnungspflicht – Änderungen ab dem 1. Januar 2025

Seit dem 1. Januar 2025 sind Vereine verpflichtet, E-Rechnungen für Dienstleistungen und Waren von anderen inländischen Unternehmen anzunehmen und elektronisch zu speichern. Die MTH Software GmbH hilft bei der Umsetzung.

Seit neuestem müssen Rechnungen, die an Unternehmen oder andere Organisationen fakturiert werden, auch als E-Rechnungen ausgestellt werden. Zwar gibt es Übergangsregelungen und Ausnahmen (z.B. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro), aber seit Beginn von 2025 müssen Vereine sich darauf vorbereiten, E-Rechnungen empfangen zu können.

Programmerweiterungen für die E-Rechnung bei der MTH Software

Für MTH Software Kunden muss grundsätzlich zwischen der Buchhaltung im MTH Vereins-Profi (Rechnungsempfang) und der Rechnungserstellung im MTH Vereins-Manager unterschieden werden.

Buchhaltung / Eingangsrechnungen / MTH Vereins-Profi

Da die Buchhaltung in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung auf Basis des Kontoauszugs erstellt wird, wird sich am Buchungsablauf selbst nichts Gravierendes ändern. In anderen Worten, die Kunden werden weiterhin den Kontoauszug als Buchungsgrundlage verwenden und diesen ggf. über das Finanzpaket B in das Programm laden.

Seit dem 1. Januar 2025 besteht eine E-Rechnungspflicht - MTH Software unterstützt bei der Umsetzung. Bild: MTH Software

Prüfung der Eingangsrechnungen

So wie MTH es aktuell einschätzt, wird als elektronisches Format in erster Linie ZUGFeRD eingesetzt werden. Das bedeutet, Kunden erhalten eine PDF-Datei von den Lieferanten, in denen die Rechnungsangaben sichtbar sind. In der PDF-Datei ist dann zusätzlich ein XML-Tag enthalten, in dem dieselben Angaben wie in der PDF-Datei zusätzlich in maschinenlesbarer Form aufgeführt sind. Insofern können die Rechnungen, wie bisher auch, über einen normalen PDF-Reader kontrolliert werden.

MTH Software wird zudem eine Funktion zur Verfügung stellen, mit Hilfe derer die relevanten Positionen des maschinenlesbaren Teils (XML-Tag) dargestellt werden können. Im Prinzip kann man damit herausfinden, ob der maschinenlesbare Teil gleich ist, wie die Angaben in der normalen PDF-Datei (was eigentlich immer der Fall sein sollte, sonst wäre die Rechnung nicht korrekt). Des Weiteren kann man über diese Funktion bei Bedarf auch den Inhalt von XRechnungen prüfen (Rechnungen, die ausschließlich als XML erstellt werden).

Zusätzlich besteht die Verpflichtung, die Belege revisionssicher abzulegen. Nach professioneller  Einschätzung erledigt man dies am einfachsten über die Archivierung der entsprechenden E-Mails direkt im E-Mail-Account. Die eingegangenen und versendeten E-Mails sind in der Regel hier nicht manipulierbar und einige E-Mail-Anbieter bieten auch extra eine GoBD-konforme Archivierung der E-Mails an (z.B. IONOS, Strato,…). Der Vorteil dieser Methode ist, dass man mit wenig Aufwand jederzeit nachvollziehen kann, welche Belege mit welchem Partner zu welchem Zeitpunkt ausgetauscht wurden.

Zusätzlich können Belege auch in der Belegablage des MTH Vereins-Profis (Finanzpaket B) abgelegt werden. In diesem Modul können die Belege im Programm hochgeladen und mit einer Buchung verknüpft werden. Der Speicherort der Belege kann hierbei selbst bestimmt werden, so dass  man immer im Besitz der entsprechenden Dokumente bleibt. Während des Hochladens erstellt der MTH Vereins-Profi einen „Fingerabdruck“ der entsprechenden Datei und speichert diesen im Programm ab. Sollte die Datei auf dem Speicher nachträglich geändert (manipuliert) werden, wäre dies im MTH Vereins-Profi nachvollziehbar. Den Punkt der revisionssicheren Ablage sollte aber ggf. auch mit dem Steuerberater besprochen werden.

Rechnungserstellung / Ausgangsrechnungen / MTH Vereins-Manager

In einem zweiten Schritt müssen alle Rechnungen, die an Unternehmen verschickt werden, den maschinenlesbaren Teil (XML Tag) beinhalten (das gilt aber endgültig erst ab 2027 oder 2028). Wichtig ist hier, dass es nur Rechnungen an andere Unternehmen betrifft (Beitragsrechnungen an normale Mitglieder wären insofern hiervon nicht betroffen).

Um diese Vorgabe zu erfüllen, wird die Rechnungserstellung im MTH Vereins-Manager um diese Funktion ergänzt. In anderen Worten, die Möglichkeit wird geschafft, dass eine PDF Datei mit ZUGFeRD XML Tag erstellt werden kann.

Archivierung der Ausgangsrechnungen

Im MTH Vereins-Manager besteht beim internen Rechnungsversand zudem die Möglichkeit, sich selbst eine Kopie der versendeten Rechnung zuzuschicken, so dass die revisionssichere Archivierung ebenfalls am einfachsten über das E-Mail Konto erfolgen kann (siehe Hinweise oben beim Rechnungseingang). Der Vorteil dieser Archivierung ist, dass jederzeit exakt nachgewiesen werden kann, zu welchem Zeitpunkt welche Rechnung mit welchem Inhalt an welche E-Mail Adresse versendet wurde.

Die Rechnung kann zusätzlich in der Dokumentenablage abgelegt werden. Dort ist die Rechnung dann revisionssicher gespeichert. In der Dokumentenverwaltung seht der Nutzer jedoch nicht, zu welchem Zeitpunkt und an welche E-Mail Adresse die Rechnung verschickt wurde. (Stadionwelt, 08.01.2025)