Kursverwaltung auf Autopilot für Sportvereine
Clubway ermöglicht es Sportvereinen Mitglieder, Beiträge, Terminanmeldungen und Informationen mühelos zu verwalten. Die Softwarelösung konnte auch dem Post-Sportverein Bonn zu einem erheblichen Bürokratieabbau verhelfen.
Henning Mack, der im Verein für die IT zuständig ist, stand Mitte 2024 vor einer Mammutaufgabe: Das alte, starre System hatte ausgedient und eine moderne Lösung musste her, um das riesige Sportangebot effizient zu steuern. Nach einer intensiven halbjährigen Projektphase fiel zum 1. Januar 2025 der offizielle Startschuss für Clubway.
Wenn das System nicht mehr zum Vereinswachstum passt
Die Ausgangslage war für Henning schnell ernüchternd, als er das alte System unter die Lupe nahm. Es handelte sich um ein reines Offline-Programm – kein Cloud-Dienst, keine Flexibilität, sondern lediglich eine starre Datenbank zum Rechnungen schreiben. Für einen modernen Multisportverein machte das keinen Sinn mehr. Besonders die über 50 Schwimmkurse, die der Verein jährlich anbietet, arteten in ein bürokratisches Monster aus. Es fehlte an Kontrolle und Dynamik.
„Clubway ist für uns eigentlich das Tool, um die ganze Bürokratie und den Verwaltungsaufwand so zu senken, dass man sich eben im Verein wieder auf den Sport konzentrieren kann“, so Henning. Gemeinsam wurde die Reißleine gezogen: Weg von der Altsoftware, hin zu einer cloudbasierten Plattform, die die Geschäftsstelle entlastet und die Mitglieder über die App aktiv einbindet.
Das neue System im Praxiseinsatz: So arbeitet der Verein heute
Der Post-Sportverein nutzt Clubway nicht nur als digitale Karteikarte, sondern steuert darüber sein komplettes operatives Geschäft. Aus IT-Sicht betont Henning, dass die Software extrem sauber programmiert und durchdacht ist, wodurch sich individuelle Anforderungen einfach logisch umsetzen lassen.
- Kursverwaltung als Herzstück: Das Kursmodul ist das am intensivsten genutzte Werkzeug des Vereins. Da der Post-Sportverein Bonn sehr viele Kurse anbietet, läuft die komplette Abwicklung, Online-Buchung und Automatisierung über diesen Kanal. Die Geschäftsstelle muss nicht mehr jeden Kursplatz manuell zuweisen, da die Prozesse im Hintergrund von allein laufen.
- Datenaktualität durch das eigene Mitgliedskonto: Ein großer Vorteil im Vergleich zu früher ist, das integrierte Mitgliederportal, bei dem die Sportler nun ihr eigenes Konto verwalten. Ändert sich eine Adresse oder eine Bankverbindung für den Lastschrifteinzug, tun die Mitglieder das selbst. Dadurch hat der Verein jederzeit aktuelle Daten, ohne dass die Geschäftsstelle Briefen oder E-Mails hinterherlaufen muss. Zudem ist sofort ersichtlich, wer aktuell überhaupt noch aktives Mitglied ist und wer nicht.
- Transparente Finanzen: Durch die Umstellung sind der gesamte Zahlungsverkehr und die Rechnungsstellung deutlich transparenter geworden. Das System ermöglicht dem Verein eine wesentlich stärkere Kontrolle über die offenen Posten und das generelle Zahlverhalten der Mitglieder.
Praxis-Hack: Wie neue Sportangebote ohne Papierkram starten
Wie flexibel die Software im Alltag ist, zeigt Henning am Beispiel der neu eingeführten Basketball-Jugendgruppe. Um den klassischen Effekt zu verhindern, dass Leute monatlich unbemerkt mittrainieren, ohne jemals dem Verein beizutreten, hat die IT die Terminfunktion von Clubway clever für das digitale Onboarding genutzt. Der Verein ging dabei in drei klaren Schritten vor:
1. Öffentliche Online-Anmeldung: Zuerst wurden die Trainingstermine komplett öffentlich gestellt. Jeder – egal ob Vereinsmitglied oder Externer – konnte sich digital für das Probetraining anmelden.
2. Sofortige Datenerfassung: So hatte der Verein sofort die erfassten, DSGVO-konformen Kontaktdaten im System und die Trainer wussten über ihre App genau, wer in der Halle steht und ob es zu voll wird.
3. Schließung der Termine: Als die Gruppe voll war, zog der Verein eine klare Linie: Die Termine wurden geschlossen und auf reine Mitgliedertermine umgestellt. Wer weiter mitmachen wollte, musste offiziell eintreten und den Aufnahmeantrag digital ausfüllen.
Der gesamte Papierkram beim Schnuppertraining war damit Geschichte.
Marketing per Knopfdruck über die Pinnwand
Begleitet wurde der Start der neuen Basketballgruppe durch die integrierte Pinnwand in der App. Diese Funktion nutzt der Verein als direktes Marketing-Tool.
Diese Push-Nachrichten landen direkt auf den Smartphones der Mitglieder, ohne dass Newsletter im Spam-Ordner untergehen. Für den Verein verbindet Clubway damit Verwaltung, Terminplanung und Kommunikation in nur einer einzigen zentralen Datenquelle.
Schnelles Feedback und der ideale Einstieg
Besonders wichtig ist für Henning als IT-Verantwortlicher die Zusammenarbeit mit dem Support. Hier lobt er die Geschwindigkeit und die Mentalität des Clubway-Teams: „Die Rückmeldungen aus dem Vereinsalltag werden nicht ignoriert, sondern landen direkt in der Entwicklung und werden schnell umgesetzt. Man fühlt sich einfach ernst genommen.“
Für Vereine, die vor einer ähnlichen Umstellung stehen, hat Henning einen ganz pragmatischen Rat: „Nicht lange theoretisch grübeln, sondern die kostenlose Testversion mit einem Kennenlerngespräch buchen. Man schnappt sich einen Monat lang die eigenen, realen Anwendungsfälle des Vereins, baut sie im Testsystem nach und sieht sofort, ob es funktioniert. Bei uns hat Clubway genau das gehalten, was es versprochen hat.“
„Wenn Du herausfinden möchtest, ob und wie Clubway euren Vereinsalltag sinnvoll unterstützen kann, kannst Du ein unverbindliches Gespräch vereinbaren. In rund 30 Minuten schauen wir gemeinsam auf eure Situation und Anforderungen und stellen euch die Software vor, damit ihr die anschließende Testphase gezielt und sinnvoll nutzen könnt. Das Gespräch ist unverbindlich und kostenlos. Je mehr Verantwortliche aus eurem Verein teilnehmen, desto besser lässt sich einschätzen, ob Clubway zu euch passt“, so Clubway. (Sportplatzwelt, 31.07.2026)
- Firmenhomepage: Clubway
