5 Tipps für eine Verbandssitzung

Vereine und Verbände müssen regelmäßig zusammenkommen. Ob Mitgliederversammlung, konstituierende Sitzung, außerordentliche Sitzung oder Vorstandssitzung, GO4IT! liefert Tipps für eine ansprechende Sitzung.

Das Unternehmen hat es sich zur Aufgabe gemacht, den Verantwortlichen und Rednern mit fünf Tipps für eine Verbandssitzung unter die Arme zu greifen. So sollen mehr Mitglieder aktiviert werden und das Engagement von bereits aktiven Mitgliedern langfristig gesteigert werden.

Bild: GO4IT!

Tipp 1: Klare Einordnung der Themen

Wichtig ist die inhaltliche Planung nach dem I-E-D-Prinzip. I = Information, E = Entscheidung, D = Debatte. So wird dem Moderator oder dem Versammlungsleiter eine klare Linie vorgegeben. Darüber hinaus wird den Teilnehmern der Zweck des jeweiligen Programmpunktes zweifelsfrei klargemacht. So kann schon im Vorfeld überlegt werden, wozu sich eingebracht werden möchte. Für eine effiziente Sitzung ist es entscheidend, dass allen Beteiligten klar ist, welche Themen in welchem Umfang und mit welchem Ziel besprochen werden.

Tipp 2: Interaktive Elemente

Oft sprechen bei Vereins- oder Verbandssitzungen nur die Personen auf dem Podium. Die Teilnehmer beschränken sich meist darauf, zu gegebener Zeit die Hand für eine Abstimmung zu heben. Auch das geht besser.

Egal in welchem Format die Versammlung abgehalten wird (Hybrid, Online oder Präsenz), es sollten immer interaktive Elemente / Momente konzipiert werden, um den Spannungsbogen und damit die Aufmerksamkeit der Anwesenden hoch zu halten. Das können kleine Spiele, Diskussionsrunden oder Abstimmungen sein. Aber auch die Erhebung eines Stimmungsbildes mit ausgedruckten Emojis kann dazu beitragen, dass die Teilnehmenden im Geist dabei bleiben und sich als aktiven Teil der Veranstaltung erleben.

Tipp 3: Beachte das KISS-Prinzip

KISS steht für „Keep It Short and Simple”. Oder „Keep it simple, stupid.” Die Dinge sollen nicht unnötig in die Länge gezogen werden, sondern es soll mit guter Struktur und visuell ansprechend aufbereiteten Inhalten dafür gesorgt werden, dass die Teilnehmer folgen können und das Thema zügig zu einem Abschluss kommt. Das KISS Prinzip führt zu effizienteren und produktiveren Verbandssitzungen. Das bewusste Setzen von zeitlichen Begrenzungen kann helfen, diesen Prozess zu unterstützen.

Tipp 4: Aktivierende Präsentationsinhalte

An passenden Stellen sollen Animationen eingebaut werden. Fakten sollen in Diagrammen veranschaulicht werden, um den Betrachtenden Abwechslung zu bieten und den Inhalt einfach aufzubereiten. Aktivierende Inhalte wie Animationen, Überblendungen, Zeitstrahlen und Diagramme können besonders gut auf den LED-Wänden im Studio4.DIGITAL gezeigt werden.

Tipp 5: Klare Agenda für die Umsetzung

Debattieren und Entscheidungen treffen ist das eine. Die Königsdisziplin ist aber immer noch die Umsetzung. Daher sollten die Ergebnisse der Beratungen nicht nur protokolliert, sondern noch am Ende der Sitzung die nächsten Schritte verbindlich verkündet werden – im Idealfall mit einem Zeitrahmen versehen. So wissen alle Beteiligten sofort, was zu tun ist, während andere das Gefühl haben, etwas erreicht zu haben. Das erhöht die Motivation wiederum für die nächsten Handlungsschritte.

Fazit

Verbands- und Vereinssitzungen müssen nicht müde machen. Sie können sogar ziemlich viel Spaß machen, produktiv sein, Mitglieder motivieren und das Zusammengehörigkeitsgefühl stärken. Im Studio4.DIGITAL ist der optimale Rahmen Rahmen für Präsenz-, Hybrid- oder Online-Sitzungen gegeben, um anschauliche Sitzungen abzuhalten. (Stadionwelt, 27.05.2024)