„Vereine können mit wenigen Klicks die Verwaltung entlasten“

Im Interview mit Sportplatzwelt spricht Marc Zwiebler, Gründer und CEO der Kurabu GmbH, über die Features und Funktionen der Vereinsverwaltungssoftware KURABU sowie die Vorteile des digitalen Vereinsmanagements.

Sportplatzwelt: Was verbirgt sich hinter der Software-Lösung KURABU?
Zwiebler: KURABU hilft Vereinen, das Vereinsleben effizienter, moderner und erfolgreicher zu gestalten. Seit Kindestagen und während meiner 20-jährigen Karriere als Badminton-Profi (u.a. dreimaliger Olympiateilnehmer), habe ich als Sportler und Funktionär sehr viel Zeit in Vereinen und Verbänden verbracht. Dadurch habe ich die vielfältigen Herausforderungen im Vereinsmanagement hautnah miterlebt.

Davon inspiriert habe ich mit meinem Freund und Mitgründer Bodo Brockdorff und dem Großsportverein TSG Bergedorf das Software-as-a-Service (SaaS) Startup KURABU aufgebaut.

KURABU versteht sich dabei als eine umfassende Softwareplattform, welche speziell auf die Bedürfnisse von Sportvereinen zugeschnitten ist. Mit KURABU haben wir eine Cloud-basierte Software & Mitglieder-App entwickelt, um alle Mitarbeiter, Mitglieder, Trainer und Eltern in das Vereinsleben einzubinden und die Herausforderungen des Digital-Zeitalters konsequent anzugehen. Dabei steht eine intuitive Nutzung über eine klar strukturierte Oberfläche im Mittelpunkt. Durch zahlreiche intelligente Funktionen vernetzen wir nahtlos das Vereinsmanagement mit den Mitgliedern.

Vereine können mit wenigen Klicks die Verwaltung entlasten, attraktiver für Mitglieder und Sponsoren werden und so die Einnahmen steigern. Gleichzeitig werden signifikant Zeit, Geld und Nerven gespart und das Ehrenamt wird attraktiver.

Unsere Vision ist es, gemeinsam mit Vereinen die Vereinswelt zu revolutionieren und eine Win-Win-Situation für alle Beteiligten zu realisieren!

Sportplatzwelt: Welche wesentlichen Features und Funktionen kann KURABU Sportvereinen bieten?
Zwiebler: Im wesentlichen bietet KURABU zahlreiche durchdachte und in sich greifende Funktionen, um auf der Seite des Vereinsmanagements die Mitgliederverwaltung deutlich zu erleichtern, die Beitragsabrechnung voll zu automatisieren, die Gewinnung neuer Mitglieder signifikant effizienter zu gestalten – etwa mit unserem voll-digitalen Online-Mitgliedsantrag (nie wieder PDF-Formulare bearbeiten!), eine voll-digitale Spendenfunktion, ein Kurs- und Eventbuchungssystem und vielem mehr. Die Mitglieder bekommen eine App, mit der sich die Vereinskommunikation erheblich erleichtert und sie sich miteinander vernetzen können. Nach dem Motto „Mobile First“ wird über die App ein Ökosystem-Verein geschaffen, in dem eine sichere DSGVO-konforme Kommunikation stattfindet, wobei die Sicherheit der Daten an erster Stelle steht. Unsichere und vor allem auch noch gesetzlich fragwürdige Tools wie WhatsApp können somit vermieden werden. Eltern begrüßen dies außerordentlich, wenn ihre Kinder in einem geschlossenen Vereins-Chat miteinander kommunizieren, ohne dass persönliche Daten an Dritte gelangen. Des Weiteren können Teamleiter ganz gezielt mit individuellen Teams und Teammitgliedern kommunizieren und wichtige Mitteilungen per Push-Nachricht verschicken. Auch ein Check-in per QR-Code ist möglich, der sich im digitalen Mitgliedsausweis befindet, der im Profil des jeweiligen Mitglieds auf der App hinterlegt ist. So müssen keine manuellen Anwesenheitslisten mehr für Teamleiter oder bei Veranstaltungen und Versammlungen geführt werden.

Die Bedürfnisse der Vereine und ihrer Anspruchsgruppen haben bei unserer Softwareentwicklung höchste Priorität. Wir entwickeln gemeinsam mit ihnen und ausgerichtet an ihren Anforderungen unsere KURABU Software ständig weiter. Das haben wir von Anfang an gemacht und werden dies auch so weiterführen.

Sportplatzwelt: Warum sollten sich Vereine generell mit der Digitalisierung Ihrer Vereinsverwaltung befassen? Warum sollte man dabei vor allem „All-in-One“-Lösungen wie KURABU ins Auge fassen, anstatt auf ein komplexes System aus einzelnen Insel-Lösungen zu setzen?
Zwiebler: Als Verein sollte man immer schauen, wie Abläufe und Prozesse verbessert werden können und wie das Vereinsleben relevant und attraktiv auch für die junge Generation bleibt. Vereine sollten sich aus verschiedenen Gründen mit der Digitalisierung ihrer Vereinsverwaltung befassen:

Effizienz: Digitalisierung kann viele administrative Aufgaben, die mit der Verwaltung eines Vereins verbunden sind, automatisieren oder vereinfachen. Dies kann den Zeitaufwand für Routineaufgaben wie die Mitgliederverwaltung, das Eventmanagement oder die Finanzverwaltung deutlich reduzieren und erhebliche Ressourcen einsparen.

Genauigkeit: Digitale Systeme können helfen, Fehler zu reduzieren, die durch manuelle Dateneingabe entstehen können. Sie können auch dazu beitragen, die Genauigkeit und Konsistenz von Daten zu verbessern, indem sie ein zentrales System für die Verwaltung und Aktualisierung von Informationen bieten.

Kommunikation: Digitale Plattformen können die Kommunikation zwischen Mitgliedern, Vorständen und anderen Interessengruppen erleichtern. Sie können auch helfen, die Transparenz und den Informationsfluss im Verein zu verbessern. Wichtig im Vereinskontext ist natürlich, dass die Kommunikation über DSGVO-konforme Kanäle stattfindet.

Zugänglichkeit: Egal ob am PC oder Handy, digitale Cloud-Lösungen können Mitgliedern und ehrenamtlichen Mitarbeitern einen flexibleren und einfacheren Zugang zu wichtigen Informationen, Dokumenten und Ressourcen bieten.

Skalierbarkeit: Digitalisierung kann es einem Verein ermöglichen, mit minimalem zusätzlichem Aufwand zu wachsen. Digitale Systeme sind in der Regel skalierbar und können eine größere Mitgliederbasis und mehr Aktivitäten ohne großen zusätzlichen Verwaltungsaufwand unterstützen.

Engagement: Digitale Plattformen können neue Möglichkeiten für das Engagement der Mitglieder bieten, beispielsweise durch Diskussionsforen oder andere interaktive Funktionen.

„All-in-one“-Softwarelösungen wie KURABU haben den großen Vorteil im Vergleich zu Insellösungen, dass vor allem die Schnittstellenproblematik wegfällt. Alle Prozesse bzw. Daten laufen in einem System zusammen und sind jederzeit komplett synchron.

Alle Daten können an einem Ort gespeichert und verwaltet werden. Das bedeutet, dass Informationen nicht manuell zwischen verschiedenen Systemen übertragen werden müssen, was sowohl zeitaufwendig als auch fehleranfällig sein kann. Auch sind die Daten konsistenter, da sie alle auf die gleiche Weise verwaltet und gespeichert werden.

Ein „All-in-One“-System wie KURABU ist einfacher zu erlernen und zu verwenden, da es nur eine Benutzeroberfläche gibt. Sie erfordert weniger Zeit für Schulungen, Integration und Wartung.

Sportplatzwelt: Inwieweit können digitale Verwaltungsstrukturen auch dazu beitragen, den aktuellen Herausforderungen für Sportvereine zu begegnen (z.B. Mitgliederrückgänge, Ehrenamstsschwund, Nachwuchsmangel bei Ehrenamt, Arbeitskräften aber auch Sportlern)?
Zwiebler: Warum ist es heutzutage einfacher ein Netflix-Konto zu eröffnen als Mitglied eines Vereins zu werden? Vereine müssen die Prozesse stark automatisieren und Zeit und Nerven der Mitglieder schonen. Als gutes Beispiel kann ich hier den komplett Online-basierten Mitgliedsantrag von KURABU nennen. Das interessierte potenzielle Mitglied registriert sich einfach über die Website des Vereins. Die/der Vereinsverantwortliche bekommt sofort eine Nachricht und kann den Antrag innerhalb weniger Minuten freigeben. Die während der Registrierung vom Mitglied eingegebenen Daten gehen direkt in die Mitgliederverwaltung über, das Mitglied ist nach Freigabe ohne weitere Arbeitsschritte angelegt und erhält eine automatisch generierte Mitgliedsbescheinigung als PDF. Davon profitieren Interessierte, weil sie wesentlich bequemer und einfacher Teil des Vereins werden können sowie die meist ehrenamtlichen Mitarbeiter, weil ihre Arbeitsbedingungen wesentlich attraktiver gestaltet werden. Obendrein macht sich der Verein attraktiver für jüngere Generationen, die digitale Strukturen voraussetzen. So können auch Vereine im Wettbewerb mit kommerziellen Sportanbietern bestehen und ihre Zukunft sichern.

Doch auch das Ehrenamt profitiert enorm! Die meisten Freiwilligen sind im Verein aktiv, um sich für ihre Sportart oder ihre Gemeinschaft zu engagieren und nicht, um eintönige und manuelle Fleißarbeit zu erledigen. Im beruflichen und privaten Kontext sind es die Leute gewohnt, dass digitale Lösungen ihnen Arbeit abnehmen.

Mit KURABU sind auch im Verein die Zeiten vorbei, in denen ein PDF-Formular heruntergeladen, ausgedruckt, ausgefüllt und verschickt werden muss und auf Vereinsseite die Daten per Hand ins System eingegeben werden müssen. Insgesamt ein extrem ineffizienter Prozess, bei dem es mehrere Wochen dauern kann, bis das Mitglied registriert ist und der Ertrag beim Verein gebucht ist.

Sportplatzwelt: Eine weitere Herausforderung, mit der sich viele Amateur- und Breitensportvereine konfrontiert sehen, ist die Akquise und Bindung von Sponsoren. Wie kann KURABU hier unterstützen?
Zwiebler: Die Sponsoren von heute erwarten messbaren Erfolg, da reicht die einfache Werbebande und eine Anzeige im gedruckten Vereinsheft oft nicht mehr aus. Durch die Möglichkeiten, mit denen sich Sponsoren über die KURABU Mitglieder-App präsentieren können, bietet sich ein neuer, digitaler Kanal und hervorragendes Monetarisierungspotenzial für Vereine. Unternehmen sind direkt bei ihren Kernzielgruppen in der Hosentasche und können ihre Botschaften verbreiten, um das Erreichen ihrer Unternehmensziele zu unterstützen. KURABU beinhaltet auch ein Website-Baukasten, der gute Möglichkeiten der Sponsoreneinbindung bietet. Weitere Tools zur Akquise und Bindung von Sponsoren sind bereits fest eingeplant. (Sportplatzwelt, 14.07.2023)