Zahlreiche Updates für Vereinssoftware
Die neuesten Updates der Vereinssoftware Clubway bieten Vereinsverantwortlichen und Mitgliedern zahlreiche neue Funktionen und Verbesserungen, die den Vereinsalltag noch einfacher und effizienter gestalten. Von flexiblen Mitgliederlisten über Familien-Support bis hin zu smarten Zahlungsoptionen und Vertragsanpassungen hält die aktuelle Update-Runde zahlreiche Verbesserungen bereit.
Kollektionen – Die flexiblen Mitgliederlisten
Das neue Kollektionen-Feature erleichtert die Erstellung und Speicherung individueller Mitgliederlisten. Ob feste Listen oder dynamisch aktualisierte Listen basierend auf individuellen Filterkriterien – alles ist möglich.
Es können individuelle Mitgliederlisten effizient erstellt und gespeichert werden. Diese Listen sind anpassbar – sie können fest definiert oder dynamisch sein und sich basierend auf den individuellen Filterkriterien aktualisieren. Sie können als private Listen gespeichert oder mit allen Administratoren im Verein geteilt werden.
Zum Beispiel: Eine Liste für Elternteile, eine andere für Mitglieder bestimmter Altersgruppen oder Trainingslevels. Es können sogar komplexe Listen erstellt werden, wie z.B. „Schwimmen Fortgeschrittene“, die mehrere Listen umfassen.
Berichterstattung basierend auf Kollektionen
In den Kollektionen können Berichtskategorien definiert werden, woraufhin Berichte automatisch oder manuell erstellt werden. Diese Berichte gruppieren Mitglieder nach Berichtskategorie und zeigen Mitgliederzahl, Geschlecht, Alter und eine Verteilung der Geburtsjahre. Diese Berichte können in Excel oder im DOSB XML-Format exportiert werden, was eine große Bereicherung für die Berichterstattung und Verwaltung innerhalb des Vereins darstellt.
Darüber hinaus bieten Kollektionen auch eine Änderungsnachverfolgung. Administratoren können sich in einem Tab anzeigen lassen, welche Mitglieder hinzugefügt und entfernt wurden. Diese Funktion verbessert die Transparenz und ermöglicht eine effektive Nachverfolgung von Änderungen innerhalb der Mitgliederlisten. Benachrichtigungen über Änderungen können auch per E-Mail bestellt werden.
Warum ist das so nützlich? Dieses Feature vereinfacht repetitive Aufgaben. Statt bei jeder Anfrage neue Listen zu erstellen, könne vorgefertigte gespeicherte Listen zum Filtern genutzt werden. Solche Listen verbessern die Effizienz bei einer gezielten Kommunikation, der Abrechnung, der Pflege von Mitgliederdaten und bei der Erstellung von Berichten. Sie sind ein unverzichtbares Werkzeug für eine schnelle und effektive Verwaltung des Vereins.
Unterstützung für Familien
Eine weitere sehr wertvolle Anpassung ist die Unterstützung für Familien. Vereinsverantwortliche können ab sofort Mitglieder zusammen mit anderen Mitgliedern als Familie gruppieren. Die Anzahl der Mitglieder in einer Familie und die kombinierten Familiennamen können in der Mitgliederliste angezeigt werden. Außerdem können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein die Anzahl der Mitglieder als Filter nutzen, um beispielsweise alle Familien mit mindestens zwei Mitglieder zu finden. Diese Funktion erleichtert die Verwaltung von Familienmitgliedschaften und bietet eine strukturierte Übersicht für eine effiziente Kommunikation und Organisation.
Verpflichtendes SEPA-Mandat für Veranstaltungen mit Zahlungen
Für kostenpflichtige Veranstaltungen hat Clubway das verpflichtende SEPA-Mandat eingeführt. Vereine können nun in den SEPA-Einstellungen festlegen, dass für die Anmeldung zu solchen Veranstaltungen ein aktives SEPA-Mandat erforderlich ist. Dabei kann festgelegt werden, ob das Mandat nie, immer oder nur bei kostenpflichtiger Anmeldung gültig ist. Wird diese Einstellung aktiviert, muss auch das SEPA-Mandat aktiv sein, d.h. es kann sofort für Zahlungen verwendet werden, ohne dass eine vorherige Validierung durch den Verein erforderlich ist. Dieses Update vereinfacht den Zahlungsprozess erheblich und reduziert den Aufwand für die Verwaltung von zahlungspflichtigen Veranstaltungen.
Fest wiederkehrende Verträge
Clubway hat die Möglichkeiten für fest wiederkehrende Verträge erweitert. Neben den bestehenden Optionen für 12-monatige Verträge können jetzt auch Verträge mit 1, 3 oder 6 Monaten Laufzeit erstellt werden. Das bietet die Flexibilität, Vertragslaufzeiten an die Bedürfnisse des Vereins und seiner Mitglieder anzupassen. Zum Beispiel können jetzt Vertrags-„Saisons“ zu Beginn des Jahres oder in der Mitte des Jahres mit 6-monatigen Perioden gestartet werden. Wenn ein neuer Vertrag in der Mitte einer „Saison“ erstellt wird, kann nun nur für den verbleibenden Zeitraum abgerechnet werden. Dies erleichtert die Verwaltung von Mitgliedschaften und sorgt für eine faire Abrechnung basierend auf der tatsächlichen Vertragslaufzeit.
Weitere wichtige Updates
Massenbearbeitung von Rechnungsentwürfen: Zahlungsbedingungen, Bankkonten, Nachrichten an den Empfänger und interne Kommentare können jetzt für Rechnungsentwürfe en masse bearbeitet werden.
Mitgliederbericht nach Geburtsjahr: Zusätzlich zum bisherigen Bericht nach Alter gibt es jetzt auch einen nach Geburtsjahr. Super praktisch, um eine Zusammenfassung der Geburtsjahre für die Berichterstattung des Vereins zu erhalten.
Rollende Zeitdefinitionen für Filter: An Stellen, wo eine Filterung nach Datum möglich ist, kann man nun die folgenden Zeiten hinzufügen: ‚aktuelle 3, 6, 12 Monate‘, ‚vorherige 30, 90, 180 Tage‘. Dies ist nützlich für die Filterung in Kollektionen, da das Filtern jetzt anhand des aktuellen und nicht eines fixen Zeitraums passiert.
Manuelle Massenabrechnung für Verträge: Mehrere Verträge können jetzt gleichzeitig für einen ausgewählten Zeitraum abgerechnet werden.
(Sportplatzwelt, 28.03.2024)
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